RÜŞVET VE YOLSUZLUKLA MÜCADELE POLİTİKASI

Amaç

İnter Global Kargo Lojistik ve Taşımacılık Ticaret A.Ş. (İGC) tarafından yayınlanan ve Etik İlkeler Prosedürü’ nün tamamlayıcı bir parçası olarak değerlendirilen işbu Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikası’ nın (Politika) amacı, ilgili yasal düzenlemeler ile ulusal ve uluslararası etik değerlere uygun olarak İGC’ nin tüm faaliyetlerinde rüşvet ve yolsuzluğun önlenmesine yönelik taahhütlerinin ortaya konulması, gerekli bilgilendirmelerin yapılması, bu konudaki sorumluluk ve kuralların belirlenmesi ve tüm menfaat sahipleriyle paylaşılmasıdır.

Kapsam

İşbu Politika, üst düzey yöneticiler de dâhil olmak üzere tüm İGC çalışanlarını, hizmet veren alt yüklenici/tedarikçi firmaları, danışmanlık ve denetim hizmeti veren şirketleri ve bunlarla sınırlı kalmaksızın İGC’ nin ticari ve sosyal ilişki içerisinde olduğu diğer tüm menfaat sahiplerini kapsamaktadır.

Genel İlkeler

İGC rüşvetin hiçbir şekline izin vermez veya kabul etmez. Yerel uygulamalardan veya düzenlemelerden bağımsız olarak, iş döngüsüne dâhil olan hiçbir tarafın rüşvet, kolaylaştırma ödemeleri gibi uygunsuz ödemeler veya uygun olmayan nitelikteki hediye ve ağırlamalar sağlamasına tolerans göstermez.

Türkiye’nin de üyesi olduğu Ekonomik Kalkınma ve İşbirliği Örgütü (OECD), 1999 yılında ‘Uluslararası Ticari İşlemlerde Yabancı Kamu Otoritelerine Rüşvet Verilmesinin Önlenmesi Sözleşmesi’ni imzalamış ve ticari işlemler sırasında meydana gelebilecek her türlü rüşvetin önlenmesinin önemini vurgulamıştır. OECD üyesi olan tüm ülkeler, yerli ve yabancı fark etmeksizin kamu otoritelerine önerilecek/verilecek rüşveti suç olarak tanımlamıştır. Bu konudaki hassasiyeti vurgulayan benzer anlaşmalar, Birleşmiş Milletler ve Avrupa Konseyi gibi diğer uluslararası platformlarda da uygulamaya alınmıştır. Türkiye Cumhuriyeti Devleti de bu anlaşmalara taraf olmayı kabul etmiştir ve söz konusu anlaşmalarla getirilen düzenlemeleri uygulamaktadır (3628 sayılı Mal Bildiriminde Bulunulması, Rüşvet ve Yolsuzluklarla Mücadele Kanunu).

Kurallar

Hediyeler ve Çıkar Sağlama

İGC’ nin yöneticileri de dâhil olmak üzere tüm çalışanları ile bu kişilerin birinci derece yakınları (anne, baba, kardeş, çocuk, eş), müşteri, tedarikçi firma veya diğer üçüncü şahıslardan doğrudan ya da dolaylı olarak İGC' nin tercih ve kararlarına etki edecek nitelikteki hediyeleri, komisyon veya bahşiş niteliğinde para, çek, gayrimenkul veya menkul değer, indirim ve avantajları, kişisel hizmeti veya desteği, hayır amaçlı da olsa talep ve kabul edemez. İGC tarafından üçüncü şahıslara İGC’ nin tanıtımına katkı sağlayabilecek, mütevazı ölçülerde tanıtım malzemesi hediye olarak verilebilir. Verilen her türlü hediye iyi niyet çerçevesinde, açıkça ve koşulsuz teklif edilir.

Bağışlar ve Sosyal Yardımlar

İGC, bağış yapmanın ve birlikte iş yaptığı topluluklara yardımda bulunmanın kurumsal sorumluluğu olduğunun farkındadır. Bu sorumluluk bilinci ile İGC, bağışların ve sosyal yardımların aşağıdaki şartlara uygun yapıldığından emin olmak zorundadır; 

• Bağışlar ve sosyal yardımlar Politika’ ya uygun olarak yapılmalıdır.
• Bağışlar ve sosyal yardımlar, aksi yönde karar alınmadığı müddetçe elden ödeme şeklinde yapılamaz.
• Bağış veya yardımlar, yalnızca İGC’ nin amaçladığı doğrultuda kullanılacağı konusunda güven uyandıran kuruluşlara, devlet kurumlarına veya kişilere yapılmalıdır.Kamu görevlilerine (siyasi partiler de dahil) bağış ve sosyal yardım yapmak yasaktır.
• Bir kamu görevlisinin bağış veya sosyal yardımdan kişisel olarak çıkar sağlayabileceği durumlarda ilgili bağışı veya sosyal yardımı yapmak yasaktır.
• Bağış veya sosyal yardıma ilişkin gerekli belgelendirme ve kayıtlar tutulacak ve doğru şekilde muhasebeleştirilecektir.

Kolaylaştırma Ödemeleri

Kamu görevlileri kimi zaman idari işlemleri hızlandırmak veya kolaylaştırmak için ödeme veya hediye talep etmektedirler. Bu ödemeler, “Kolaylaştırma Ödemeleri” olarak anılmaktadır. İGC, rüşvetin bir çeşidi olan Kolaylaştırma Ödemeleri’ nin yapılmasını yasaklamaktadır. Çalışanlar, Kolaylaştırma Ödemesi teklifi alması halinde, bu hususta gerekli önlemlerin alınmasını sağlamak amacıyla, durumu Genel Müdürlüğe mümkün olan en kısa zamanda bildirmelidir.

Kayıtların Tutulması

İGC’ nin muhasebe ve kayıt sistemi ile ilgili uymak zorunda olduğu hususlar yasal düzenlemeler ile düzenlenmiştir. Buna göre, üçüncü şahıslarla (müşteriler, tedarikçiler, vb.) ilişkilere ait her türlü hesap, fatura ve belgenin, eksiksiz, kesin ve doğruluğuna güvenilir şekilde kayda geçirilmesi ve muhafaza edilmesi ve herhangi bir işleme ilişkin muhasebe ya da benzer ticari kayıtlar üzerinde tahrifat yapılmaması ve gerçeklerin saptırılmaması gerekmektedir.

Temsil ve Ağırlama

İGC, ticari ilişkilerini geliştirmek ve ticari iletişim ağı kurma çalışmaları için temsil ve ağırlama faaliyetleri gerçekleştirebilir. Bu faaliyetlerin makul ölçüde olmasına dikkat edilmesi gerekmektedir.

İşe Alım

Kilit pozisyonların işe alımı sırasında mevcut insan kaynakları prosedürlerinin ötesinde kişinin bilgisi ve onayı dâhilinde, kapsamlı özgeçmiş ve referans taramaları gerçekleştirilir.

Kamu görevlileri (emekli olanlar hariç olmak üzere) veya kamu görevlilerinin 1. dereceden akrabaları, önceden Yönetim’den izni alınmaksızın, işe alınamaz veya istihdam edilemez.

Satınalma Süreçleri

Satınalma işlemleri şeffaf iş süreçleri dâhilinde ve objektif kriterler gözetilerek yürütülür. Mal ve hizmet alımlarında, tedarik sorumluluğunu doğrudan üzerine alarak katma değer sağlayan, faturalamayı bizzat yapan, mali ve hukuki sorumluluk taşıyan tedarikçilerle çalışılması esastır. Aracı kurum veya kişilerle çalışılacağı durumlarda Yönetim onayı alınmalıdır. Bu gibi durumlarda, aracı şirket ya da şahıs ile yapılacak görüşmelerin asıl tedarikçi firma ile irtibat sağlanarak gerçekleştirilmesi esastır. Tedarik süresince, satınalma birimi çalışanları tarafından tedarikçiler ile gerçekleştirilen tüm görüşmelerde işbu Politika esas alınmalıdır.

Satış ve Pazarlama Süreçleri

İGC, hizmetin satışı ve pazarlaması süreçlerinde, müşterilerle doğrudan irtibat kurar ve çalışır. Söz konusu bu irtibat, doğrudan kurumsal müşterinin yetkilisiyle ya da resmi temsil yetkisi olan aracı kurum ya da kişiler yoluyla kurulur.

Sorumluluklar

Çalışanlar ve İş Ortakları

Tüm çalışanlar ve iş ortakları bu Politika metnindeki ilkelere uygun hareket etmelidirler. Yöneticiler, bu politika metnindeki ilkelerin; sorumlu oldukları iş ortakları ve idaresi altındaki çalışanlar tarafından anlaşılmasını, uygulanmasını ve yaşatılmasını sağlamalıdırlar. Çalışanlar ve iş ortakları hiçbir durumda ve hiç kimse tarafından bu politikaya aykırı hareket etmeye zorlanamaz.

Tüm çalışanlarımızın ve iş ortaklarımızın, rüşvet ve yolsuzluğa ilişkin emarelere dikkat etmesi gerekmektedir. Bu yönde emarelere rastlanması durumunda İGC Genel Müdürlüğü’nden görüş alınması uygun olacaktır.

Birim Amirleri ve Acente/Şube Yetkilileri

Birim amirleri ve acente/şube yetkilileri, bu Politika metnindeki ilkelerin idaresi altındaki çalışanlar tarafından anlaşılmasını, uygulanmasını ve yaşatılmasını sağlar; olası riskleri ve bunların itibar ve finansal anlamdaki etkilerini değerlendirir ve belirlenen risklerin yönetimi için kontrol mekanizmalarının tesisine ve uygulanmasına ilişkin gerekli tedbirleri alırlar. Üst düzey yöneticilerin mesajlarında rüşvet ve yolsuzlukla mücadelenin, saydamlığın ve dürüstlüğün İGC’ nin ortak değerlerinin bir parçası olduğunu vurgulamaları esastır. Rüşvet ve yolsuzluk karşıtlığı konusunda bilinçlendirilmesi amacıyla İGC çalışanlarına ve yetkililerine eğitimler verilir.

Yönetim

İGC’ nin rüşvet ve yolsuzlukla mücadele faaliyetlerinden en üst seviyede Yönetim sorumludur. Bu politika kapsamında yer alan ilkelerin benimsenmesi ve uygulanması için gerekli ortamın sağlanmasından; yasal düzenleme ve yönetmeliklere, süreçlere ve politikalara uygunluğun sağlanabilmesi amacıyla denetimlerin yapılmasından ve düzeltici tedbirlerin alınmasından Yönetim sorumludur.

İGC Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikası, Genel Müdürlük tarafından onaylanmıştır.

İç kontrol sistemi kapsamında oluşturulan önleyici düzenlemelerle birlikte İGC Genel Müdürlüğü tarafından görevlendirilecek kişilerce, rüşvet ve yolsuzluk risklerinin sistematik olarak gözden geçirilmesinin sağlanmasından da Yönetim sorumludur.

Hizmet Alınan/Verilen Üçüncü Taraflar

İGC, anlaşma yapacağı kuruluşları, iş ortaklarını ve tedarikçilerini, rüşvet veya yolsuzlukla ilgili olumsuz istihbaratı olan kişi ve/veya kuruluşlardan seçmeyecektir. Bu amaçla, anlaşma yapacağı kuruluşları, iş ortaklarını ve tedarikçilerini müşterilerine en iyi hizmeti sunacak şekilde ve kurumsal çıkarlarını ön planda tutarak, şeffaflık ve eşitlik ilkelerine uygun yöntemlerle değerlendirir ve seçer. İhalelere hile, vaat, tehdit, nüfuz kullanma, çıkar sağlama, anlaşma, irtikâp, rüşvet suretiyle veya başka yollarla fesat karıştırdığı tespit edilen firmalarla çalışılmaz.

Yürürlük

İşbu Politika yayımlandığı tarihte yürürlüğe girecektir ve düzenli aralıklarla gözden geçirilerek gerekli güncellemeler yapılacak ve İGC Genel Müdürlüğü’nce yayımlanacaktır.

Sonuç

İşbu Politika, personele bildirilir. İhlaller, çok önemli risk faktörleri arasında değerlendirilir ve uygulamasında hedef sıfır toleranstır. Politika’ nın uygulanması, Yönetim tarafından takip edilir, düzenli olarak gözden geçirilir ve gerekli güncellemeler belirlenmek suretiyle, değişiklikler yapılır.

İGC rüşvet ve yolsuzlukla mücadele sisteminin geliştirilmesi ve sürdürülmesi kapsamında tüm paydaşların, İGC çalışanları ve tüm üçüncü taraflara yönelik gözlemlenen veya şüphe duyulan olası ihlallerin isimli ya da isimsiz olarak ivedilikle iletilmesi gerekmektedir. Bildirimde bulunan kişilerin kimliği gizli tutulur ve iletilen hususlar gizlilik kuralları dâhilinde incelenir.

Bir rüşvet ya da yolsuzluk olayına katılmayı reddettiği ya da gerçekleşen ya da gelecekte gerçekleşmesi olası bir rüşvet ya da yolsuzluk olayını iyi niyetli bir şekilde rapor ettiği için herhangi bir çalışan kötü muameleye (disiplin cezası, işten çıkarılma, tehdit, mobbing vb.) maruz bırakılamaz.

Politika’ nın ihlal edildiği durumlarda Disiplin Yönetmeliği hükümleri uygulanır. Yasa ve mevzuata, Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikası’ na ve diğer İGC politika, prosedür, yönetmelik ve talimatlarına uymamak, iş akdinin feshedilmesine kadar cezai sonuçlara yol açabilir.